Functioneren & veroordelen

Uit contacten met onze klanten blijkt ieder jaar weer hoe druk HR het heeft in het laatste kwartaal door de organisatie van al de te voeren functionerings & beoordelingsgesprekken. Natuurlijk altijd een goed moment om stil te staan, om het afgelopen jaar te evalueren en vervolgens vooral vooruit te kijken naar opportunities voor de toekomst. Maar deze gesprekken zijn inmiddels zo ingeburgerd dat je soms de indruk krijgt dat het meer een jaarlijkse verplichting is, wat het soms inderdaad ook is, waarbij er een vast lijstje wordt afgegaan, deze vervolgens administratief wordt verwerkt en daarna netjes opgeborgen in het personeelsdossier én dat wordt vergeten om het gesprek op te pakken als een belangrijk uitgangspunt en stimulator voor het nieuwe jaar.

 

Gemiste kans of nog erger?

Tijdens de afgelopen kerstdiners, -lunches en nieuwjaarsborrels blijkt het toch wel een terugkerend onderwerp van gesprek. Frustratie alom bij de medewerker als zo’n gesprek blijkbaar op de verkeerde manier wordt toegepast. Het resultaat hiervan is dat zo’n medewerker het jaar volledig gedemotiveerd start, en dat kan toch niet de bedoeling zijn. 

Bij één van de personen die ik hierover sprak, bleek dat de manager duidelijk aan het zoeken was geweest naar kritiek en bovendien details gebruikte tijdens het gesprek i.p.v. de grote lijnen. Tenslotte zijn we allemaal maar mensen, dus als je gaat zoeken naar minpunten, vind je die altijd wel. Bij een andere persoon had een onlangs ontstane onenigheid met de manager geleid tot een minder positieve beoordeling en waren ze blijkbaar vergeten dat een jaar uit 12 maanden bestaat! De personen in kwestie voelden zich totaal niet gewaardeerd en dat is natuurlijk killing voor je motivatie!

Een goede voorbereiding is onmisbaar. Bepaal het doel (of de doelen) vóór aanvang van het gesprek. Vervolgens is het belangrijk om te kijken naar de manier waarop je de zaken gaat brengen en wat de uitwerking kan zijn op de medewerker. Handig als je bij deze voorbereidingen het profiel van de medewerker in acht neemt; welke aanpak past het best en welke aanpak werkt volledig averechts...

De PPA vind ik in deze trajecten een mooi hulpmiddel ter ondersteuning en als leidraad voor het gesprek; bij de opzet van het gesprek kun je rekening houden met het gedragsprofiel van de medewerker om zo tot een constructief gesprek te komen.

Grafiek I vormt een mooi aanknopingspunt om de huidige werksituatie te bespreken; Welke aanpassingen doet de medewerker en wat betekent dat voor hemzelf of voor de werkgever? Is er sprake van spanningen of onzekerheden, heeft iemand moeite met zijn huidige leidinggevende? Vallen aankomende veranderingen de persoon moeilijk? etc. Vanuit Grafiek III bekijk je samen met de medewerker de basisgedragselementen; Wat motiveert hem nou echt en mag hij dat inderdaad ook laten zien in zijn huidige functie? Vervolgens bespreek je de plannen voor de toekomst en worden afspraken over eventuele aandachtspunten gemaakt. Grafiek II is een mooie aanvulling om te kijken waar potentieel zit. 

Jij wilt toch ook een medewerker die het jaar positief en gemotiveerd aanvangt; een goed begin is toch het halve werk?